Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen

Skema Pengodean Numeric dan Alfabetik

a.     Kode Berurutan

Kode berurutan (sequential codes) mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik).  Aplikasi umum dari kode berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.

Keunggulan

Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi  transaksi batch, yang  dapat memperingatkan manajemen apabila kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi, sehingga dapat menentukan penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut.

Kelemahan

·         Pengodeaan berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen.

·         Skema pengodean berurutan juga sulit diubah.

·         Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.

b.     Kode Blok

Variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan yang disebutkan diatas.

Keunggulan

memungkinkan penyisipan kode baru dalam 1 blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode

Kelemahan

kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan

c.    Kode Group

Digunkan untuk mewakili item2 atau peristiwa yang kompleks yang mlibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan.

Keunggulan

·         Memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda

·         Memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah sekaligus leih mudah diingat.

·         Memungkinkan anlaisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item2 dari kelas yang berbeda

Kelemahan

Terletak pada keberhasilannya sebagai alat klasifikasi

d.     Kode Alfabetik

Digunakan untruk tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau gup.

Keunggulan

Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alphabetik murni.

Kelemahan

Sulit merasionalisasi makna kode2 yang telah ditetapkan secara berurutan dan mengurutkan record yang dikodekan lebih sulit bagi pengguna.

e.    Kode Mnemorik

Adalah karakteristik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Biasanya digunkan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan.

Keunggulan

membuat pengguna tdk perlu mengingat.

Kelemahan

kemampuannya terbatas dalam mewakili item2 dalam suatu kelas.

SISTEM BUKU BESAR UMUM

1.     Voucher Jurnal, Sumber input bagi buku besar adalah voucher jurnal. Voucher jurnal digunakan untuk mewakitli rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan akun buku besar yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar unum dari voucher jurnal.

2.    Basis Data GLS, Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.

Ø  File induk buku besar umum (general ledger master file), file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

Ø  File Sejarah Buku Besar Umum (general ledger history file), memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

Ø  File Voucher Jurnal Historis berisi (journal voucher history file), voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

Ø  File Pusat Pertanggungjawaban (resposnsibility center file), berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

Ø  File Anggaran Induk (budget master file), berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

3.    Prosedur GLS, Aspek dari prosedur pembaruan GLS adalah dilakukan seperti juga operasi terpisah atau berhubungan dengan sistem pemrosesan transaksi. Fokus kita yang selanjutnya adalah hubungan antara GLS dan Laporan Keuangan.

 SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Tanggunga jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan professional. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/FRS. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.

a.    Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogeny

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.

b.    Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

1)      mencatat transaksi.

2)      mencatat jurnal khusus.

3)      membukukan ke buku besar pembantu.

4)      membukukan ke buku besar umum.

5)      menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan.

6)      membuat jurnal penyesuaian.

7)      menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

8)      menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

9)      menyiapkan laporan keuangan.

10)    menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup.

11)     menyiapkan neraca percobaan pascapenutup.

XBRL-PELAPORAN KEUANGAN YANG DIREKAYASA ULANG, (eXtensible Business Reporting Language)

adalah spesifikasi standar internet yang disain untuk pelaporan bisnis dan perubahan informasi. Tujuan dari XBRL adalah untuk menfasilitasi publikasi, perubahan dan memproses informasi keuangan dan bisnis. XBRL berasal dari standar internet yang lain yang disebut XML (aXtensible Markup Language).

1)   XML, sebuah metalanguage yang menjelaskan Bahasa Penandaan. Masa ekstensible artinya bahwa peningkatan bahasa dapat dibuat dengan menggunakan XML. ini menunjukkan peningkatan bahasa  memampukan data storing dalam bentuk  hubungan berbagai daftar (atau perintah men-format) telah dipetakan untuk berbagai nilai data. Selain itu, XML dapat digunakan untuk model struktud data dari basis data internal organisasi.

2)  XBRL, sebuah bahasa yang berbasis XML yang menstandarisasikan metode untuk memnyiapkan, mempubikasikan, dan menukar  informasi keuangan contohnya laporan keuangan. XBRL taxonomies adalah skema pengklasifikasian.  Berbagai kebutuhan pemetaan data menjadi terselesaikan dalam sekali saja, tetapi menyimpan berbagai daftar yaitu digunakan kapanpun data diletakkan dalam format XBRL untuk dissemanasi di berbagai sisi luar. Ini memungkinkan berbagai entitas bisnis menyediakan pengeluaran informasi keuangan  sesering mungkin,  dan secara segera untuk berbagai bagian yang berkepentingan.  Selain itu, berbagai perusahaan yang meggunakan teknologi basisdata XBRL asli secara internal seperti menyimpan platform informasi pertama mereka dapat lebih lanjur mempercepat proses pelaporan. Para pengguna dari data keuangan yang serupa (seperti, investor  dan analis) dapat secara siap import dokumen XBRL kedalam basis data internal dan analisis berbagai pengaturan untuk menfasilitasi pengambilan keputusan mereka secara lebih baik.

Mengendalikan GL/FRS

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas :

ü  Jejak audit yang tak sempurna

ü  Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

ü  Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

ü  Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi

Jika tidak dikendalikan, eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

 1.    Isu Pengendalian SAS 78/COSO

·         Otorisasi transaksi, Jurnal voucher adalah dokumen yang mengotorisasi sebuah entri ke buku besar umum.

·         Pemisahan Tugas, Karyawan di Buku Besar umum tidak seharusnya

a)    Memiliki tanggugung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau  buku besar  pembantu;

b)   Menyiapkan jurnal voucher

c)    Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisi.

·         Pengendalian akses, Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Perundang-undangan SOX secara tegas berbicara area risiko ini oleh kebutuhan organisasi untuk mengimplementasikan pengendalian  yang membatasi akses data base untuk diotorisasi hanya oleh individu-individu.

·         Catatan akuntansi, Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oelh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Ini meliputi jaringan dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya.

·         Verifikasi independen, Daftar Voucher jurnal menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang dipost ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan pengaruh transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum.

2.    Implikasi pengendalian internal dari XBRL

·         Taxonomy creation.  Taxonomy yang salah diakibatkan dalam pemetaan yang tidak valid yang akan menyebabkan bahan baku tidak tergambar dalam data keuangan

·         Taxonomy mapping error.  Proses pemetaan akun basis data internal untuk berbagai daftar taxonomy menjadi dikendalikan.

·         Validation of intance documents.  Ketika pemetaan selesai dan daftar telah disimpan dakam basis data internal, Dokumen kejadian XBRL (laporan) dapat di hasilkan.

SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

1.    Faktor yang Memengaruhi MRS

·         Prinsip-prinsip Manajemen

ü  Formalisasi Tugas. Prinsip formalisasi Tugas/Pekerjaan menyatakan bahwa pihak manajemen harus menstruktur perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya disekitar individu dengan keahlian unik. Implikasi untuk MRS. Formalisasi pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut.

ü  Tanggung Jawab dan Wewenang. Prisnsip tanggunga jawab merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab terkait erat dengan prinsip wewenang. Jika seorang manajer mendelegasi tanggung jawab ke bawahannya, ia harus memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batas-batas tanggug jawab itu. Implikasi untuk MRS.  Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan memengaruhi ruang lingkup dan perincian informasi yang dilaporkan.

ü  Jangkauan Pengendalian. Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada jumlah bawahan yang langsung dibawah pengendaliannya. Implikasi untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan operasi yang terperinci dan dengan keputusan yang spesifik.

ü  Manajemen dengan Pengecualian. Prinsip manajer dengan pengecualian menunjukkan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah (yaitu pengecualian)  dari pada terlibat dalam setiap aktivitas dan keputusan. Implikasi untuk MRS. Para manajer membutuhkan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak dapat dikendalikan.

·         Fungsi, Tingkat dan Jenis Keputusan Manajemen

Karakteristik keputusan	Jenis keputusan
	Perencanaan strategis	Perencanaan taktis	Pengendalian manajemen	Pengendalian operasional
Kerangka waktu	Jangka panjang	Menengah	Menengah	pendek
Ruang Lingkup	Beredampak tinggi	Berdampak sedang	Berdampak lebih rendah	Berdampak sangat rendah
Tingkat Detail	Sangat ringkas	Terperinci	Cukup ringkas	Sangat Terperinci
Perulangan	Tidak berulang	Berulang secara berkala	Berulang secara berkala	Sering berulang
Tingkat kepastian	Tidak pasti	Sangat pasti	Tidak pasti	Sangat pasti

·         Struktur Masalah

Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen:

ü  Data-nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut;

ü  Prosedur-urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah;

ü  Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

·         Tipe-Tipe Pelaporan Manajemen

ü  Tujuan laporan. Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu:

§  Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan;

§  Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif

ü  Pelaporan Terprogram. Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram: laporan terjadwaldan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya. Contoh-contoh laporan ini  adalah daftar penjualan harian, laporan pembayaran gaji mingguan, dan laporan keuangan tahunan.

ü  Atribut laporan. Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

ü  Pelaporan Ad Hoc. Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data

·         Akuntansi Pertanggung Jawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan  bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban:

ü  Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer;

ü  Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

·         Pertimbangan Perilaku

ü  Keserasian Tujuan. Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya.

ü  Informasi yang Berlebihan. Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.

ü  Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat. Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.

Daftar Pustaka

Hall, James A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat. Jakarta : Salemba Empat.

http://www.academia.edu/11097571/RMK_Sistem_Pelaporan_Keuangan_dan_Pelaporan_Manajemen_chapter_8_Hall_ Diakses tanggal 23 November 2015