Sistem
Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen
Skema
Pengodean Numeric dan Alfabetik
a. Kode
Berurutan
Kode berurutan (sequential
codes) mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau
menaik). Aplikasi umum dari kode
berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan
Pengodean berurutan mendukung
rekonsiliasi transaksi batch, yang dapat memperingatkan manajemen apabila
kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi, sehingga dapat menentukan
penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut.
Kelemahan
·
Pengodeaan
berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen.
·
Skema
pengodean berurutan juga sulit diubah.
·
Penyisipan
suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali
item-item tersebut.
b. Kode
Blok
Variasi dari pengodean
berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan yang disebutkan diatas.
Keunggulan
memungkinkan penyisipan kode
baru dalam 1 blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode
Kelemahan
kandungan
informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan
c. Kode Group
Digunkan untuk mewakili item2
atau peristiwa yang kompleks yang mlibatkan 2 atau lebih data yang saling
berkaitan.
Keunggulan
·
Memfasilitasi
perwakilan sejumlah besar data yang berbeda
·
Memungkinkan
struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih
mudah sekaligus leih mudah diingat.
·
Memungkinkan
anlaisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item2
dari kelas yang berbeda
Kelemahan
Terletak pada keberhasilannya
sebagai alat klasifikasi
d. Kode
Alfabetik
Digunakan untruk tujuan yang
sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara
berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean
blok atau gup.
Keunggulan
Kapasitas untuk mewakili
sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode
alphabetik murni.
Kelemahan
Sulit merasionalisasi makna
kode2 yang telah ditetapkan secara berurutan dan mengurutkan record yang
dikodekan lebih sulit bagi pengguna.
e. Kode Mnemorik
Adalah karakteristik dalam
bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Biasanya digunkan untuk
mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih
data yang saling berkaitan.
Keunggulan
membuat pengguna tdk perlu
mengingat.
Kelemahan
kemampuannya terbatas dalam
mewakili item2 dalam suatu kelas.
SISTEM
BUKU BESAR UMUM
1. Voucher Jurnal, Sumber input bagi buku besar adalah voucher
jurnal. Voucher jurnal digunakan untuk mewakitli rangkuman transaksi yang
serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan, dan
akun buku besar yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan
jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar unum dari voucher jurnal.
2. Basis Data GLS, Database GLS terdiri atas sejumlah file
transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
Ø
File
induk buku besar umum (general ledger master file), file utama dalam database GLS. Basis dari
file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
Ø
File
Sejarah Buku Besar Umum (general
ledger history file), memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan
utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis
historis.
Ø
File
Voucher Jurnal Historis berisi (journal voucher history file), voucher jurnal untuk periode masa lalu.
Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk
menghitung utilisasi sumber daya.
Ø
File
Pusat Pertanggungjawaban (resposnsibility center file), berisi data pendapatan, pengeluaran
dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam
organisasi.
Ø
File
Anggaran Induk (budget master file), berisi jumlah anggaran untuk
pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat
pertanggungjawaban.
3. Prosedur GLS, Aspek dari prosedur pembaruan GLS adalah
dilakukan seperti juga operasi terpisah atau berhubungan dengan sistem
pemrosesan transaksi. Fokus kita yang selanjutnya adalah hubungan antara GLS
dan Laporan Keuangan.
SISTEM PELAPORAN
KEUANGAN
Tanggunga jawab untuk
memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan
professional. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari
GL/FRS. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna
eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka
semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama
beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda
melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini,
informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua
perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh
pengguna eksternal.
a. Pengguna yang canggih dengan kebutuhan
informasi yang homogeny
Karena komunitas pengguna
eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan
diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa
pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users)
dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.
b. Proses Akuntansi Keuangan
Proses akuntansi keuangan (financial
accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang
baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun
sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah
berikut:
1) mencatat
transaksi.
2) mencatat
jurnal khusus.
3) membukukan
ke buku besar pembantu.
4) membukukan
ke buku besar umum.
5) menyiapkan
neraca percobaan yang belum disesuahkan.
6) membuat
jurnal penyesuaian.
7) menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.
8) menyiapkan
neraca percobaan yang telah disesuaikan.
9) menyiapkan
laporan keuangan.
10) menjurnal dan
membukukan ayat jurnal penutup.
11) menyiapkan
neraca percobaan pascapenutup.
XBRL-PELAPORAN
KEUANGAN YANG DIREKAYASA ULANG, (eXtensible Business Reporting Language)
adalah spesifikasi standar internet yang
disain untuk pelaporan bisnis dan perubahan informasi. Tujuan dari XBRL adalah untuk
menfasilitasi publikasi, perubahan dan memproses informasi keuangan dan bisnis.
XBRL berasal dari standar internet yang lain yang disebut XML (aXtensible
Markup Language).
1) XML, sebuah metalanguage yang menjelaskan
Bahasa Penandaan. Masa ekstensible artinya bahwa peningkatan bahasa dapat
dibuat dengan menggunakan XML. ini menunjukkan peningkatan bahasa memampukan data storing dalam bentuk hubungan berbagai daftar (atau perintah
men-format) telah dipetakan untuk berbagai nilai data. Selain itu, XML dapat
digunakan untuk model struktud data dari basis data internal organisasi.
2) XBRL, sebuah bahasa yang berbasis XML yang
menstandarisasikan metode untuk memnyiapkan, mempubikasikan, dan menukar informasi keuangan contohnya laporan keuangan.
XBRL taxonomies adalah skema pengklasifikasian.
Berbagai kebutuhan pemetaan data menjadi terselesaikan dalam sekali
saja, tetapi menyimpan berbagai daftar yaitu digunakan kapanpun data diletakkan
dalam format XBRL untuk dissemanasi di berbagai sisi luar. Ini memungkinkan
berbagai entitas bisnis menyediakan pengeluaran informasi keuangan sesering mungkin, dan secara segera untuk berbagai bagian yang
berkepentingan. Selain itu, berbagai
perusahaan yang meggunakan teknologi basisdata XBRL asli secara internal
seperti menyimpan platform informasi pertama mereka dapat lebih lanjur
mempercepat proses pelaporan. Para pengguna dari data keuangan yang serupa
(seperti, investor dan analis) dapat
secara siap import dokumen XBRL kedalam basis data internal dan analisis
berbagai pengaturan untuk menfasilitasi pengambilan keputusan mereka secara
lebih baik.
Mengendalikan
GL/FRS
Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif
merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga
melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS
berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour
potensial dalam system ini terdiri atas :
ü
Jejak
audit yang tak sempurna
ü
Akses
yang tidak diotorisasi ke buku besar umum
ü
Akun
buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu
ü
Saldo
akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak
diotorisasi
Jika tidak dikendalikan,
eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan
lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna.
Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi
perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.
1. Isu
Pengendalian SAS 78/COSO
·
Otorisasi transaksi, Jurnal voucher adalah dokumen yang
mengotorisasi sebuah entri ke buku besar umum.
·
Pemisahan
Tugas, Karyawan di Buku
Besar umum tidak seharusnya
a) Memiliki tanggugung jawab untuk melakukan
pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu;
b) Menyiapkan jurnal voucher
c) Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva
fisi.
·
Pengendalian
akses, Akses yang
tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan,
penipuan dan salah penyajian dalam laporan keuangan. Perundang-undangan SOX
secara tegas berbicara area risiko ini oleh kebutuhan organisasi untuk
mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses data base untuk
diotorisasi hanya oleh individu-individu.
·
Catatan
akuntansi, Jejak
audit merupakan jalur yang diikuti oelh suatu transaksi melalui tahap input,
pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Ini meliputi jaringan
dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu
transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal
sampai disposisi akhirnya.
·
Verifikasi
independen, Daftar
Voucher jurnal menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal
yang dipost ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan pengaruh
transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum.
2.
Implikasi pengendalian internal dari XBRL
·
Taxonomy
creation. Taxonomy yang salah
diakibatkan dalam pemetaan yang tidak valid yang akan menyebabkan bahan baku
tidak tergambar dalam data keuangan
·
Taxonomy
mapping error. Proses pemetaan akun
basis data internal untuk berbagai daftar taxonomy menjadi dikendalikan.
·
Validation
of intance documents. Ketika pemetaan
selesai dan daftar telah disimpan dakam basis data internal, Dokumen kejadian
XBRL (laporan) dapat di hasilkan.
SISTEM
PELAPORAN MANAJEMEN
1. Faktor yang Memengaruhi MRS
·
Prinsip-prinsip
Manajemen
ü
Formalisasi
Tugas. Prinsip formalisasi Tugas/Pekerjaan menyatakan bahwa pihak manajemen
harus menstruktur perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya
disekitar individu dengan keahlian unik. Implikasi untuk MRS. Formalisasi
pekerjaan suatu perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan
untuk mendukung pekerjaan tersebut.
ü
Tanggung
Jawab dan Wewenang. Prisnsip tanggunga jawab merujuk pada kewajiban individu
untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab terkait erat dengan prinsip
wewenang. Jika seorang manajer mendelegasi tanggung jawab ke bawahannya, ia
harus memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam
batas-batas tanggug jawab itu. Implikasi untuk MRS. Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan
jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir. Lokasi manajer
dalam jalur pelaporan memengaruhi ruang lingkup dan perincian informasi yang
dilaporkan.
ü
Jangkauan
Pengendalian. Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada jumlah
bawahan yang langsung dibawah pengendaliannya. Implikasi untuk MRS. Para
manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan operasi
yang terperinci dan dengan keputusan yang spesifik.
ü
Manajemen
dengan Pengecualian. Prinsip manajer dengan pengecualian menunjukkan bahwa para
manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi
bermasalah (yaitu pengecualian) dari
pada terlibat dalam setiap aktivitas dan keputusan. Implikasi untuk MRS. Para
manajer membutuhkan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya
yang beresiko tidak dapat dikendalikan.
·
Fungsi,
Tingkat dan Jenis Keputusan Manajemen
|
Karakteristik keputusan
|
Jenis keputusan
|
|
Perencanaan strategis
|
Perencanaan taktis
|
Pengendalian manajemen
|
Pengendalian operasional
|
|
Kerangka waktu
|
Jangka panjang
|
Menengah
|
Menengah
|
pendek
|
|
Ruang Lingkup
|
Beredampak tinggi
|
Berdampak sedang
|
Berdampak lebih rendah
|
Berdampak sangat rendah
|
|
Tingkat Detail
|
Sangat ringkas
|
Terperinci
|
Cukup ringkas
|
Sangat Terperinci
|
|
Perulangan
|
Tidak berulang
|
Berulang secara berkala
|
Berulang secara berkala
|
Sering berulang
|
|
Tingkat kepastian
|
Tidak pasti
|
Sangat pasti
|
Tidak pasti
|
Sangat pasti
|
·
Struktur
Masalah
Struktur suatu masalah mencerminkan
seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah
memiliki tiga elemen:
ü
Data-nilai
yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah
tersebut;
ü
Prosedur-urutan
langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan
masalah;
ü
Tujuan-hasil
yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.
·
Tipe-Tipe
Pelaporan Manajemen
ü
Tujuan
laporan. Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada
suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan
informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat
ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu:
§
Mengurangi
tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi
pengambilan keputusan;
§
Memengaruhi
perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif
ü
Pelaporan
Terprogram. Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah
yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram:
laporan terjadwaldan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen
menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa
harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya. Contoh-contoh laporan ini adalah daftar penjualan harian, laporan
pembayaran gaji mingguan, dan laporan keuangan tahunan.
ü
Atribut
laporan. Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini:
relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan
singkat.
ü
Pelaporan
Ad Hoc. Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini
terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis
yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering
kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk
memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis
data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan
tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar
belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus
dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan
data
·
Akuntansi
Pertanggung Jawaban
Sebagian besar pelaporan manajemen
melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang
mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke
masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir
ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap
akuntansi pertanggungjawaban:
ü
Menciptakan
serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung
jawab manajer;
ü
Melaporkan
dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.
·
Pertimbangan
Perilaku
ü
Keserasian
Tujuan. Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu
wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan
benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan.
Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi
secara positif terhadap tujuan atasannya.
ü
Informasi
yang Berlebihan. Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer
menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi
ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat
organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang
berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung
pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.
ü
Ukuran
Kinerja yang Tidak Tepat. Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun
perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang
tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.
Daftar Pustaka
Hall, James A. 2011. Sistem Informasi
Akuntansi, Edisi Empat. Jakarta : Salemba Empat.
